○広島県公立大学法人文書等管理規程
平成19年4月1日
法人規程第5号
(趣旨)
第1条 広島県公立大学法人(以下「法人」という。)の保有する文書等の管理については、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。
(1) 文書等 法人の役員又は教職員(以下「職員等」という。)が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。ただし、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。
(2) 本部 広島県公立大学法人組織規程(平成19年法人規程第12号)(以下「組織規程」という。)第12条第2項に規定する本部をいう。
(3) 事務部 組織規程第12条第3項に規定する県立広島大学本部事務部、庄原キャンパス事務部、三原キャンパス事務部及び叡啓大学事務部をいう。
(4) 課等 組織規程第12条第4項に定める課及び室その他これらに類するものとして別に定めるものをいう。
(文書等の管理の原則)
第3条 職員等は、文書を正確、迅速かつ丁寧に扱い、もって事務能率の向上に努めるとともに、文書等を適正に管理しなければならない。
(文書等の管理体制)
第4条 本部総務課を担当する事務局次長(以下「事務局次長」という。)は、法人における文書等の管理を統括し、法人における文書等の管理状況について随時調査し、その取扱いが前条に従って行われるように指導しなければならない。
2 事務部長は、その事務部における文書等の管理が前条に従って行われるように努めなければならない。
3 課及び室(以下「課等」という。)における文書等の管理を円滑に行わせるため、課等に文書事務取扱主任を置く。
4 文書等を適正に分類整理させるため、課等にファイル責任者を置く。
5 文書事務取扱主任及びファイル責任者の選任、職務等については、別に定める。
(文書等の収受)
第5条 職員は、到達した文書等について、事務の遅滞が発生しないよう速やかに収受の手続を行わなければならない。
(文書等の作成)
第6条 職員は、文書等を作成するときは、当該処理に係る責任を明確にするとともに、別に定める処理手続に従って迅速に文書等の作成を行わなければならない。
(文書等の分類及び保存年限)
第7条 ファイル責任者は、毎年度当初に、別に定めるところにより、各課等の文書等の分類基準及び索引簿としての機能を備えた別記様式によるファイル管理表を作成しなければならない。
2 文書等の保存年限は、別表に定める基準に基づき、当該文書等に係る事務を所掌する課及び室(以下「主務課等」という。)の文書事務取扱主任(以下「主務取扱主任」という。)が決定するものとする。この場合において、保存年限を無期限と決定した文書等があるときは、当該主務取扱主任は、別に定めるところによりその措置について事務局次長に報告しなければならない。
3 前項の規定にかかわらず、法令に保存年限の定めのある文書等の保存年限については、当該法令に定めるところによる。
4 文書等の保存年限は、当該事案の処理が完結した日の属する会計年度(以下「完結年度」という。)の翌会計年度の4月1日から起算するものとする。ただし、保存年限が1年未満の文書等にあっては、当該文書等が完結した日から起算するものとする。
(文書等の保存等)
第8条 事案の処理が完結した文書等(以下「完結文書」という。)で保存年限の満了していないものは、原則として、完結年度の翌会計年度の終了の日までの間(電磁的記録にあっては、保存年限が満了する日までの間とする。)、主務課等において適切に保管するものとする。
2 前項に定める期間を経過した完結文書は、本部及び県立広島大学本部事務部にあっては本部総務課長に、その他の事務部にあっては事務部総務課長に引き継がなければならない。ただし、常時使用するなど特別の理由がある場合で、本部総務課長又は事務部総務課長(以下「総務課長等」という。)の承認を得たものについては、引き続き主務課等において保管することができる。
3 総務課長等は、前項の規定により引継ぎを受けた完結文書を、保存年限が満了する日まで書庫に収蔵し、保存するものとする。
4 主務取扱主任は、書庫に収蔵した完結文書のうち事務処理上特に主務課等において保管する必要があると認めるものがあるときは、総務課長等にその完結文書の返還を求めることができる。
5 事案の処理が完結していない文書等は、完結するまでの間、主務課等において適切に保管しなければならない。
2 主務取扱主任は、保存年限満了前に完結文書を廃棄しなければならない特別の理由が生じたときであっても、総務課長等の承認を得なければ、当該完結文書を廃棄することができない。
3 総務課長等又は主務取扱主任は、前2項の規定により完結文書を廃棄しようとするときは、当該完結文書を広島県立文書館(以下「文書館」という。)で保存することの適否について文書館の長(以下「文書館長」という。)の審査を受けなければならない。
4 総務課長等又は主務取扱主任は、保存年限の満了した30年保存文書及び前項の審査により文書館で保存すると決定された完結文書については、それらの文書が法令により廃棄しなければならないとされている場合等特別の理由がある場合を除き、文書館長に引き渡さなければならない。
(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間
(4) 広島県情報公開条例(平成13年広島県条例第5号)第6条第1項に規定する開示請求があったもの 同条例第7条第1項又は第2項の規定による決定の日の翌日から起算して1年間
(5) 個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第77条第1項に規定する開示請求があったもの 同法第82条第1項又は第2項の規定による決定の日の翌日から起算して1年間
(6) 個人情報の保護に関する法律第91条第1項に規定する訂正請求があったもの 同法第93条第1項又は第2項の規定による決定の日の翌日から起算して1年間
(7) 個人情報の保護に関する法律第99条第1項に規定する利用停止請求があったもの 同法第101条第1項又は第2項の規定による決定の日の翌日から起算して1年間
2 主務取扱主任は、保存年限が満了した完結文書について、その職務の遂行上必要があると認めるときには、その必要な限度において、30年を超えない範囲で完結文書の保存年限を延長することができる。この場合において、当該主務取扱主任は、別に定めるところにより延長する期間及び延長の理由を事務局次長に報告しなければならない。
(委任規定)
第11条 この規程に定めるもののほか、文書等の管理に関し必要な事項は、理事長が別に定める。
附則
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成23年法人規程第18号)
この規程は、平成23年11月1日から施行する。
附則
この規程は、平成26年4月1日から施行する。
附則(全民炸金花_澳门电子游戏-app下载3年法人規程第137号)
(施行期日)
この規程は、全民炸金花_澳门电子游戏-app下载3年4月1日から施行する。
附則(全民炸金花_澳门电子游戏-app下载5年法人規程第65号)
この規程は、全民炸金花_澳门电子游戏-app下载5年5月30日から施行し、改正後の広島県公立大学法人文書等管理規程の規定は、全民炸金花_澳门电子游戏-app下载5年4月1日から適用する。
別表(第7条関係)
保存年限の区分 | 文書等の類型 |
30年 | 1 行事、儀式等に関するもので重要なもの(褒賞、叙位叙勲など) 2 法人運営に係る会議に関するもので重要なもの 3 法令に基づく事務引継書 4 規程、細則その他例規の決裁文書 5 争訟に関するもので重要なもの(訴願、訴訟、異議の申立てなど) 6 事業の計画や実施に関するもので重要なもの 7 統計や報告に関するもので重要なもの 8 教育研究活動に関するもので重要なもの 9 法人運営に関するもので重要なもの 10 許認可などの申請や契約に関するもので法律関係が10年を超えるもの 11 職員の人事、福利に関するもので特に重要なもの(職員の人事記録、不利益処分など) 12 借入や預入に関するもの 13 決算に関するもの 14 財産に関するもので特に重要なもの(財産の取得、処分など) 15 債権?債務に関するもので特に重要なもの(時効が10年を超えるもの) 16 その他30年保存の必要があると認めるもの |
10年 | 1 表彰に関するもの 2 争訟に関するもの(損害賠償など) 3 法人組織の運営に関するもの 4 監査?検査に関するもの 5 事業の計画や実施に関するもの 6 統計や報告に関するもの 7 教育研究活動に関するもの 8 法人運営に関するもの 9 許認可などの申請や契約に関するもので法律関係が5年を超えるもの 10 職員の人事、福利に関するもので重要なもの(定数配分や研修計画など) 11 支出に関するもので重要なもの 12 財産に関するもので重要なもの 13 地域連携に関するもので重要なもの 14 債権?債務に関するもので重要なもの(時効が10年のもの) 15 その他10年保存の必要があると認めるもの |
5年 | 1 学内管理に関するもので重要なもの 2 監査?検査に関するもので軽易なもの 3 事業の計画や実施に関するもので軽易なもの 4 教育研究活動に関するもので軽易なもの 5 法人運営に関するもので軽易なもの 6 職員の人事、福利に関するもの 7 予算に関するもの 8 借入や預入に関するもので軽易なもの 9 許認可などの申請や契約に関するもので法律関係が3年を超えるもの 10 収入に関するもので重要なもの 11 支出に関するもの 12 財産に関するもの 13 地域連携に関するもの 14 債権?債務に関するもの(時効が5年のもの) 15 その他5年保存の必要があると認めるもの |
3年 | 1 行事、儀式等に関するもので軽易なもの 2 法人運営に係る会議に関するもの 3 請願?陳情に関するもの 4 個人情報保護に関するもの 5 学内管理に関するもの 6 許認可などの申請や契約に関するもので法律関係が1年を超えるもの 7 統計や報告に関するもので軽易なもの 8 職員の人事、福利に関するもので軽易なもの 9 収入に関するもの 10 支出に関するもので軽易なもの 11 財産に関するもので軽易なもの 12 地域連携に関するもので軽易なもの 13 債権?債務に関するもので軽易なもの(時効が1年から3年のもの) 14 その他3年保存の必要があると認めるもの |
1年 | 1 軽易な照会、回答、報告、通知等に関するもの 2 その他1年保存の必要があると認めるもの |
1年未満 | 1 内部の事務連絡等に関する定例的なもの 2 その他1年以上の保存の必要がないと認めるもの |
備考
1 保存年限の区分が「長期」の文書等は、保存年限を定めないで長期間に渡って保存する。
2 法令等の規定により保存年限の定めがある文書等については、当該法令等に定めるところによるものとする。
3 現に監査、検査、請求、争訟等の対象となっているものについては、この表に定める保存年限を超えて、その必要とされる期間保存するものとする。
